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为职场加分的年终总结诞生记(附指南)

指南 职场

又到年底了,各种工作总结、年终述职接踵而来。

听到不少人说:干得好不如说得好。年终总结,就是看我们“是否会说”的关键时刻了,因为会关系到年终奖、升职、加薪等切身利益。

那么,如何才能写出一份有说服力的工作总结呢?

本文分享的ORID为来您助力!

一、什么是ORID

在之前写的 用ORID来破解尬聊,你会吗?一文中,详细介绍了ORID。为了阅读方便,我简要摘录部分内容:

ORID也叫焦点讨论法,是严谨有层次的提问架构,包括四个层次问题,分别为:客观性问题、反映性问题、诠释性问题、决定性问题。

这四个层次的关键词如下:

O(Objective)客观性问题 :事实和外在的情况。

R(Reflective)反映拿性问题 :情绪、感觉,对客观事实所带来的联想。

I(Interpretive)诠释性问题 :思考、原因、各种可能性、价值、意义和重要性等。

D(Decisional)决定性问题:新的认识或决定。

为职场加分的年终总结诞生记(附指南)

图1 ORID的四个层级

在工作、生活中,我们可以根据需要,围绕着ORID的某个层级或所有层级来提问,引导自己获得想要的答案。今天,我们只针对ORID在年终总结时的运用进行分享。

关于ORID的详细解读和其他运用,可查阅《培训师成长实战手册:引导式课程设计》一书。

为职场加分的年终总结诞生记(附指南)

苏平老师著作《培训师成长实战手册》系列第三本

二、找对人,选对事

为职场加分的年终总结诞生记(附指南)

图2 年终报告的两个关键

年终报告需要总结一年的工作和业绩,可以写的内容很多,但篇幅不宜过长,这就需要抓重点。这就需要找对人,选对事。

1、找对人:写给谁看

首先明确这份年终总结是写给谁看的?因为不同层级的领导关注点也会不同,我们需要投其所需。

例如:

如果是写给部门领导看的,重点在于部门内的重点工作完成情况和业绩;

如果是写给老板看,就要涉及到公司层面的内容,比如自己参与了公司的哪些项目,成绩如何?做出了哪些流程的优化……

2、选对事:写什么

年终总结主要包括三个方面的内容:总结成绩、分析问题、明年规划。

为职场加分的年终总结诞生记(附指南)

图3 年度总结的三个方面

无论年终总结写给谁看,都要抓重点,这些重点工作的内容至少占年终总结的70%。

那么,哪些是重点工作呢?

(1)有高度的工作。即与公司战略目标一致的工作。围绕着这个重点来写,才能确保内容是老板、领导想要的。

(2)有精度的工作。即领导关心什么,年终总结就要汇报什么,例如,领导要求执行的工作是否落实?完成情况如何?还有哪些问题?用数据说话,让领导全面、快速了解自己关心的问题。

三、如何运用ORID的架构写年终总结

写年终总结不仅要抓重点,还要有策略和技巧。表1提供了用ORID的架构写年终总结的要点。

为职场加分的年终总结诞生记(附指南)

下面针对表1进行详细解读:

表1中为我们提供了年终总结的三个维度:过去、现在、未来。在不同的维度中,对应了ORID的不同层级,表1的“问题”栏,提供了相应的问题引导我们去思考答案,“要点”栏中提供了每个维度的撰写要点。

1、过去

作为年终总结,首先要针对过去的工作、业绩进行回顾和总结。

针对问题(1)“今年我的工作重点、目标或KPI是什么?”的回答,要保持与公司战略目标一致、与领导的关注一致。

在回答问题(2)“我已经完成了哪些?”时,尽量让数据说话,避免空话、套话。如果有些工作的结果难以量化,可以提供过程数据、资料作为证据。

2、现在

现在这个维度是承上启下的。通过对过去的工作进行复盘,总结经验,吸取教训,为明年工作的顺利开展奠定基础。

复盘的过程中,主要分析自己在重点关注中做得好和不好的方面,对做得好的进行成功经验的总结,便于宣传和推广。

总结成功经验时,不要将所有功能都算在自己一个人头上,别忘了写上领导、同事的帮助和政策、制度的支持等,这样后续才能得到更多的资源和支持。

对涉及到公司、部门层面和自己工作中的问题进行原因分析时,鱼骨图和剥洋葱是很好的工具。其中,鱼骨图可以帮助我们更全面、客观地分析问题,避免片面。

例如,今年公司的销售业绩达成率为60%,很多人可能会直接说:“因为疫情关系,大环境不好”。领导可能会说:“谁也不能保证疫情明年就结束了,难道你就没办法了,这样的话,留着你还有什么用呢?!”

运用鱼骨图分析时,我们以“为什么销售业绩达成率为60%?”作为鱼头问题,先找到与之相关的大要素,如:销售人员、销售主管、公司政策、产品、销售渠道、竞品、大环境……然后分别找到下面的中、小要素,最后通过数据资料分析,来判断导致鱼头问题的关键要因是什么?

在总结报告中附上一张鱼骨图,加上简短的文字说明,让领导看到一个能够客观分析问题、不甩锅的专业人士,这绝对是加分项。

关于鱼骨图、剥洋葱等方法的具体使用方法和案例,详见《培训师成长实战手册:培训需求诊断和调研》一书。

为职场加分的年终总结诞生记(附指南)

苏平老师著作,《培训师成长实战手册》系列第一本

3、未来

未来这个维度,是对明年工作的规划。主要包括以下几个问题:

(1)明年我的工作重点、目标或KPI是什么?这个问题的答案,也要围绕着企业的战略目标来进行。有位读者说明年自己的工作重点是要建立完善的培训体系。我追问后了解到:这项工作是他,而且跟公司3-5年的战略目标并没有太大关系。这就是一个一厢情愿做计划的例子。

培训体系的完善,并非HR可以独立完成,需要公司高层和各部门领导的支持和配合,这个脱离了公司的战略的项目,如果强行实施,不但阻力会很大,失败也所难免的,而且做得多错得多。

围绕着企业的战略目标来思考自己所在的岗位,能够在战略达成的不同阶段做些什么?并据此进行明年的工作规划,是领导最乐于看到的,也是自己工作价值的体现。

(2)为了达成明年的工作重点、目标或KPI,我下一步行动计划是什么?这个问题需要细化的步骤、时间节点,以及阶段性和总体的评估指标。

(3)需要哪些资源或支持?说明困难和挑战,提出需要哪些资源和支持,例如预算、政策支持,相关权限,组建项目小组等。

综上所述,年终工作总结,不仅仅是对过去的回顾,更重要的是通过复盘来检视自己过去的一年,总结经验、吸取教训,明确明年的目标,并规划更好地去达成。有逻辑、有重点、重数据,才能为即将过去的一年画上完美的句号,同时开启一个对自己更有利的新征程!

为职场加分的年终总结诞生记(附指南)

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