CFO应该注意的存货内控问题和流程

内控流程

存货的内控尤为重要，因此我们可以防止盗窃和浪费。

有效的库存内部控制结构包括公司的组织计划以及为以下目的采取的所有程序和行动：

• 保护其资产免遭盗窃和浪费。
• 确保遵守公司政策和法律。
• 评估所有人员的绩效以促进高效运营。
• 确保准确可靠的运营数据和会计报告。

保护资产的方式

公司通过（1）职责分离，（2）具体规定员工岗位职责，（3）轮岗以及（4）利用先进系统来保护资产。

员工职责分离。职责分离要求，负责管理资产的员工不能维护该资产的会计记录，应该有其他员工进行会计记账。此外，不同员工共同承担有关责任责任，有利于员工之间互相监督。

当员工的职责分开时，能够防止窃取资产并掩盖盗窃行为。例如，除非有人配合更改库存记录，以掩盖存货的丢失，否则员工无法从公司窃取存货。要更改记录，实施盗窃的员工还必须管理库存记录，或者与管理库存记录的员工相勾结。

具体规定员工岗位职责。该员工应对特定任务负全责。如果出现问题，公司可以迅速确定责任员工。

当公司详细规定了岗位具体职责时，公司可以很容易的跟踪丢失的文件，以及特定的交易如何记录的。同样，负责该岗位的员工，也可以提供有关该任务的信息。全权负责某项任务，给人们一种自豪感和重要性，这通常会使他们尽全力为公司服务。

轮岗。轮岗可以阻止员工有计划的长期盗窃。员工意识到，如果他们从公司偷东西，下一个分配到该职位的员工，可能会发现盗窃案。

公司通常还可以规定所有员工必须休年假。此政策也能预防盗窃，因为当员工不在岗时，很多不诚实的活动就能够显露出来。

利用先进技术。公司可以使用先进技术设备，来保护其资产。条形码扫描仪使员工难以窃取存货，或者更改公司文档和记录。

准确可靠的库存记录

公司应保存完整准确的会计记录。保存此类会计记录的最佳方法是，雇佣和培训有能力且诚实的员工。主管定期评估员工的绩效，以确保员工遵守公司政策。会计记录不正确或不充分，会导致不诚实的员工盗窃，因为可以更轻松地隐藏盗窃行为。

一个或多个业务文件，可以支持大多数会计交易。这些原始文档是内控体系重要组成部分。为了实现最佳内控效果，应对源文档进行序列编号。

由于原始单据是商业交易的凭证，因此公司会不时检查这些单据的有效性。例如，要检查采购交易，他们会对照正确的会计记录，检查用于记录采购交易的单据。会计部门记录采购交易时，应收到以下四个文件的副本：

（1）采购申请（Purchase Request）是公司内部员工，向采购部门提出的，购买某些物品的书面请求。

（2）采购订单（Purchase Order/PO）是从采购部门发送给供应商的文件，要求将商品或其他物品运输给购买者。

（3）发票是供应商发送给购买者的票据，一般连续编号，提示客户付款。

（4）接收报告是接收部门准备的文件，其中显示了，从供应商处收到的所有物品的描述和数量。如果省略订购数量，则采购订单的副本，可以用作接收报告。然后，由于接收部门的人员不知道预期的数量，因此他们将更准确地记录核实收到的数量。

这四个文件，共同构成了商品付款的授权，应对照会计记录进行核对。没有这些文件，公司可能无法付款。公司只有通过定期检查商业交易的原始单据和这些交易的会计记录，才能实现适当的内部控制。

不幸的是，即使公司在其内部控制结构中，实现了所有这些功能，盗窃仍可能发生。如果员工不诚实，他们通常会想出一种从公司偷窃的方法，从而规避即使是最有效的内部控制结构。因此，公司应为资产购买足够的商业保险。该保险能够为公司的非货币资产（例如专用设备）的损失提供补偿。

库存管理系统

库存管理系统是通常由计算机软件辅助的管理系统，可跟踪整个库存中的存货的变动情况。

例如，假设公司购买了一定数量的原材料。当公司收到该物料时，应在库存管理系统中注明金额。在将物料加工成要转售的货物时，应从“原材料库存”中扣除所用原材料的量，并将过程产生的货物量添加到“成品库存”中。随着每件成品的销售，“成品库存”应减少该数量。

正确使用和维护的库存管理系统的好处是，它使管理层能够知道，在任何特定时间有多少库存。

库存盘点

实物盘点，是一种确保公司的库存管理系统准确无误的方法，并且可以作为检查措施，以确保货物不丢失或被盗。通常会在发布公司资产负债表之前，对公司的整个库存进行详细的实物盘点，以确保公司准确报告其库存水平。

循环盘点

公司通常会在整个会计期间，定期进行循环盘点，以确保其库存管理系统中的信息正确无误。要进行周期盘点，审核员将在特定位置选择一小部分库存，并在指定日期进行盘点。然后，审核员将盘点与库存管理系统中的相关信息进行比较。如果计数匹配，则不采取进一步的措施。如果数字不同，则审核员将采取其他步骤以确定计数不匹配的原因。

周期盘点与传统实物盘点不同，因为完整的实物盘点可能会停止对某设施的操作，而同时一次对所有物料进行盘点。循环盘点对日常操作的干扰较小，可持续提升的库存准确性，并可进行专门设计以集中于价值更高，移动量较大或对业务流程至关重要的项目。循环盘点只能在具有较高库存准确性的设施中执行。

会计案例：

哪些内部控制措施可能阻止前Smucker员工在16年内窃取410万美元？

2014年10月，Smucker的前雇员Mark Kershey被控诈骗。在16年间，骗取J.M. Smucker公司超过410万美元。

Kershey从1990年开始，担任公司位于俄亥俄州阿克伦-坎顿机场机库的首席飞机修理工，直到他在2013年被开除。从1997年直到他离开Smucker为止，Kershey使用虚构的实体，向Smucker开具了超过410万美元的发票。他向Smucker开具了高达410万美元的合同工费用和零件费用。这些发票中大多数都不超过10,000美元，而Kershey本人就有权审批这些发票。 Kershey的主管基于对Kershey的信任，批准了几张超过10,000美元的发票。

为了执行他的虚假发票计划，Kershey使用虚构的实体，名称为Aircraft Parts Services Co（APS），并在俄亥俄州的设立了一个邮政信箱。然后，他（作为APS）将使用非连续的发票编号，向Smucker开具发票，因此看起来APS也在向其他公司开票。

Kershey将所得款项用于购买和维护两架飞机，几辆汽车，和自己的房屋贷款。

Kershey最终在2012年底被捕，当时Smucker向APS开具的三张总额为$ 44,000支票尚未兑现。当一名Smucker员工向Kershey询问，APS还没有到银行兑现支票时，Kershey表示APS已卖给了另一家Smucker供应商。欺诈行为最终败露，而Kerhey被Smucker公司解雇。在俄亥俄州坎顿联邦调查局进行调查后，美国特别助理美国检察官已指控Kershey欺诈。指控于2014年10月提起，此案尚在审理中。

问题

1.可以使用哪些内部控制措施来防止Kershey实施虚假的收费方案？

2.哪些因素可能导致内部控制环境薄弱，使该计划存在了16年？