新员工入职前沟通详解（含注意事项）
新员工入职，是与企业建立劳动关系的开始。做好新员工各项初期管理工作，有助于减少准员工的爽约、规避多种用工风险、加快新员工融入企业的速度，还可以提高新员工的存活率，降低新员工的适应成本。
本文将详细介绍信员工入职操作流程，以及在操作过程中的注意事项，尽可能将用工风险降到最低。
企业通过细致筛选和层层审批，终于确定了拟录用的准员工名单。人力资源部下一步工作是按照名单逐一通知求职者，发放《录用通知》。
不过，即使企业发放了《录用通知》，求职者现在依然处于求职状态，在入职手续办理完成之前，求职者依然不能算作企业的员工，最多称为准员工。求职者会在多个企业的《录用通知》中选择最适合自己的单位，所以，人力资源部门入职前的重要工作是将准员工固定下来。
因为企业一旦确定录用人员名单，相应的招聘工作将会停止，等待候选人入职，而且入职培训、试用期考核等工作计划也随之开始筹备。如果候选人爽约，将会使得人力资源部的招聘工作重新开始，而且时间成本将会成倍增加，原有的工作计划全部需要重新制定。
“老刘谈HR”提醒：固定候选人，确保他们能在预定的时间入职，可以将各类风险降至最低。
有人说，在《录用通知》中写明违约条款可以吗？“老刘谈HR”的意见是：最好不要写。
求职者有自由选择的权利。企业发送《录用通知》从法律角度属于发出了“要约”，是单方面要求，需要得到对方的回应后，“要约”才能成立。对于求职者而言，存在违约限制的《录用通知》造成的负面效应，可能会压制求职者的入职欲望，使得求职者迟迟不愿回复或者放弃工作机会。更何况，求职者即使爽约，企业有动力追究求职者的责任，还不如考虑如何展开招聘解决目前的问题。企业追责的性价比很低，即使约定了赔偿金额也不可能设置太高，追责所产生的费用会很大；如果强行让求职者入职，所带来的后果不可预料。
入职沟通的详细工作内容
（1）入职前人力资源部门需要与求职者保持沟通，特别注意需要延迟办理入职手续的人才。有的求职者需要在原单位办理辞职手续，有的大学毕业生需要完成毕业设计等，所产生的空档时间可能是几天，也可能需要几个月，需要时刻注意其动向。
“老刘谈HR”提醒：
注意沟通的频率，不要变成骚扰电话。
注意沟通的内容，不要重复已经确认的事项。
最佳解决办法是：对入职前的每次沟通应有详细的记录，形成《入职前沟通记录表》，保持沟通的延续性，即使沟通的人员出现调整，也不会给对方造成工作中断的印象，避免人为因素产生的差错。
（2）沟通的内容
企业发送《录用通知》常规操作会采用电子邮件的形式，不规范的操作会采用短信、微信、QQ、电话等方式告知。由于求职者不会时刻保持关注，所以在《录用通知》发放之后，还存在确认的过程。
首先，告知求职者《录用通知》已经发放，确认对方收到，并要求求职者在阅读之后给予回复。回复可以在求职者心目中形成责任感，降低爽约的可能性。
《录用通知》一般会列明准员工的职位信息、薪酬结构、到岗时间、工作地点，以及需要携带的个人资料、报到地点、联系人、联系方式等内容，人力资源部门应确认求职者对相关内容是否存在不同意见，比如薪酬构成与面试时的不一致等，人力资源部门应详细解答，消除对方的疑虑。如果求职者出现动摇，应及时向上级汇报，尽快采取行动避免求职者爽约。
其次，与对方确认入职需要提交的个人资料，要求对方提前完成准备。
常见的入职个人资料清单：
个人身份证（原件、复印件） 户口本（原件、户口本首页及个人页复印件）
毕业证与学位证（原件、复印件） 登记照（彩色，按企业规定尺寸，需提供电子版）
离职证明（原件） 职称与资格证书（原件、复印件）
体检报告（原件） 社保公积金相关资料（非必需）
特别注意入职体检，如果企业统一安排，应与对方约定体检时间，说明体检注意事项，以及费用报销原则。
“老刘谈HR”提醒：体检应在入职手续办理前完成，企业应指定体检机构；如果体检人数较多或者存在职业病风险的情况，企业应安排专人陪同体检，并取走检验结果，防止出现冒名顶替的情况出现，防范风险。
（3）指导准员工离职
准员工在原企业办理离职手续的过程中，难免会出现被对方极力挽留、拖延办理时间、设置审批障碍等复杂状况，准员工在应对这些情况通常缺乏经验，不能很好的处理，人力资源部门可以充分发挥自己的专业特长优势，帮助准员工顺利完成离职手续。
（4）做好相关政策解释工作
准员工在入职前，可能涉及到的问题有：个人档案转移、社保公积金转移、宿舍安排等，应届毕业生会有户籍、派遣证、档案、就业协议（三方协议）等问题。人力资源部门应准确掌握当地的相关政策和具体办理流程，除了咨询解答，可以安排专人协助，使各项手续顺利完成，同时还可以增加准员工对企业的信任和好感。
“老刘谈HR”提醒：入职前的沟通很容易被忽视，很多企业在发出《录用通知》后被动的等待求职者上门报到，没有主动服务的意识。一旦求职者爽约，企业只能重新再次招聘，损失的时间成本、招聘成本、机会成本都无法计算。
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