企业管理制度：文件控制程序

1 目的:

為統一管理及查詢,特訂定文件之編碼及管制作業程序,以便各部門編寫文件有所依循,使全体員工了解文件的編寫及簽核,登錄.發布之作業流程.確保公司各部門使用之文件為最新版本并有效之文件。

2 適用範圍:

此編碼原則及管制程序适用于全公司所有之管制文件及各部門所常用的表單.

3 權責

3.1 文管中心負責文件的發行﹑回收﹑保存和銷毀﹔

3.2 各部門負責文件的編制﹑修訂和申請。

4 定義:無.

5 作業程序

5.1表單編碼方式:

JG XX – XXX - XX X

5.1.1表單編碼原則說明:

5.1.1.1版本碼以Ａ.Ｂ.Ｃ.Ｄ……區分;

5.1.1.2流水碼以01.02.99……追溯;

5.1.1.3文件類型碼見5.5;

5.1.1.4部門碼見5.4;

5.1.2各部門在表單撰寫/修改/刪除時,須填寫表單修改記錄表.經文管中心主管簽核后將表單及電子檔傳至文管中心, 由文管中心統一建檔﹑保存﹐

5.1.3表單號需印在表單之左下角.

5.1.4表單電子檔存檔名設定為表單號.

如:JG PD-GUI-01A,檔名PD-GUI-01A.xls或doc

5.1.5表單作業流程:

`

5.1.6表單申請印刷時﹐只需填寫表單號及名稱在請購單上﹐由文管中心按保存之

式樣進行購買.

5.1.7表單編碼程序之執行:

5.1.7.1表單編碼中部門碼及文件類型碼由品保部文管中心統一編定,各表單申請單位參照執行,表單流水碼以文件類型依次由表單申請單位自行管控編號,以書面形式知會文管中心.

5.1.7.2表單之編碼經編訂后文管中心統一管制,此編號不得為其他文件識別用,若表單不再使用,應以書面形式知會文管中心,以使該號碼在未來得以恢复使用.

5.2文件編碼方式:

XX XXX XXX X

5.2.1表單編碼方式:

5.2.1.1版本碼以Ａ.Ｂ.Ｃ.Ｄ……區分;

5.2.1.2流水碼以001.002.003……以文件類型流水編號;

5.2.1.3文件類型碼見5.6;

5.2.1.4部門碼見5.4;

5.3文件之管制:

5.3.1文件之管制依下表進行分級管理:

5.3.2需要相關部門會簽之管制文件,必須由會簽部門主管核.

5.3.3所有管制文件必須由文管中心發行.回收或其他處理.

5.4部門代碼對照表:

5.5文件類型對照表:

5.6文件之有效管制:

5.6.1文件經文管中心發行后,方為有效文件,受到管制,不得私自翻印.

5.6.2文管中心有權拒收不符合手續之文件,並退回原單位.

5.7文件之發行与作廢:

5.7.1所有与生產有關之技術資料文管中心依文管中心資料分發對照表主動分發各部門.

5.7.2所有與品質相關之文件（如產品規格﹐品質檢驗規范﹐管控重點, PMP等）需要發行管制時均以ECN為首頁管制發行﹐另其他與品質及生產活動相關的通知性文件可以ECN形式發行。

5.7.3文件由文管中心以資料分發簽收單形式分發各部門助理,並于分發單上簽

字确認.

5.7.4如有資料變更需要重新發行,文管中心發行新文件時,將過時文件回收統一作廢,需要保留參考的文件,必須加蓋作廢章,分開擺放,以免混淆.

5.7.5各單位在新版發行時,舊版仍需留作參考時,舊版本文件由單位助理送至文

管中心加蓋作廢或僅供參考章,以區分新版文件.

5.7.6文件發行与作廢流程:

.

5.8一階二階文件需要修訂時,必須填寫文件修訂紀錄表,由相關部門主管會簽批准,並送文管中心發行﹔各廠部三階文件需要修訂時,同樣填寫文件修訂紀錄表﹐由部門最高主管批准發行。

5.9文件分發時效:

5.9.1一般文件,如無特殊情況,于三日內完成分發.

5.9.2工程圖紙因使用者急用,可向客戶相關部門直接索取最新資料,由相關工程

師列印資料,簽名后發至文管中心,由文管中心依資料分發對照表加蓋暫行

使用章分發到相關單位,事后由文管中心向相關工程師索取文件,以受控

文件下發.

5.9.3 在新產品導入及試產階段﹐工程圖紙可由負責工程師簽字﹐送DC蓋暫行

使用章發行使用,有效期45天;相關品質文件可由負責工程師簽字直接導入使用﹐有效期15天.

5.10文件借閱与申請:

5.10.1一般性參考文件,文管中心不對外發行,需求者可填寫文件資料申請單,由相關主管簽核后,向文管中心辦理借閱,借閱期限為一周.

5.10.2已發行文件由于受到損壞或其他原因需要補發或追加時,由需求單位填寫文件資料申請單, 由相關主管簽核后,由文管中心按照文件發行流程處理.

5.10.3文件資料申請流程:

5.11 ECN文件管制﹕

5.11.1 ECN文件編號原則﹕

ECN-XXXXXX-XXX

6相關文件

無。

7附件

7.1 文管中心文件分發表

7.2資料分發簽收單

7.3文件資料申請單

7.4 文件修訂紀錄表

7.5 文管中心表單發行記錄表

7.6 ECN