文/杜豆豆
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职场写作，奇思妙想不是重点
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职场写作，不是小说创作，奇思妙想不是重点。
我大女儿是个古灵精怪，喜欢写小说。她打小就有些语言天赋，很早就开口说话，没事儿就自言自语编故事。上小学时，她就会写剧本，有段时间还特别热衷写同人小说、玩COSPLAY。
不过，她倒是有自知之明，知道自己年龄小没什么阅历，所以始终都在创作虚构小说。偏偏我这个当妈的，想象力缺乏，对虚构小说不感兴趣，尤其心里还有些偏见，觉得这么大点儿的孩子能写出什么有深意的小说来？所以，很少去看她写的东西。
不过，说实话，她也不喜欢让我看，总觉得那是她的小秘密、小天地，生怕我知道了，打乱她的那点小自由。于是，我也就放任不管了，随她在自己的想象空间里任意驰骋。
这下，倒遂了她的愿。她可以放任地写，偶尔遇到打不开的结，才欣欣然跑来主动找我聊天，让我给她出主意。
于是，我就会摆出一副当妈的姿态说：“ 好吧，前面你写了什么，把大概情节告诉我吧。”
于是，女儿开始拉拉杂杂的讲，讲着讲着， 就陷到细节里去了。我只好赶紧让她打住，说的最多的一句话就是：“ 你把我绕糊涂了，用一句话说明白行吗？”
女儿一脸委屈：“我也想说明白，可我觉得一句话真的讲不明白呀。”
也是，小说创作，需要的是灵感的碰撞，细节和想象力往往比结论更重要。
但是，这种天马行空的表达，如果用在职场写作和沟通上，那可就糟了。
想想看，如果公司销售数据不好，领导让你写份调研报告，找出问题所在，提出解决办法。你左一个问题，右一个原因，说了半天也没讲到领导要的问题解决办法上，领导不拍桌子跟你急，那才怪呢！
如果你组织了一个会议，要讨论各部门的业绩考核问题。结果，开会时你东拉西扯，毫无重点，最后也还是没讨论出个结果来，不仅浪费自己时间，也浪费别人的时间。下次你再组织会议，别人是不是要考虑一下了呢？
胸中藏有大义，笔下自有乾坤。
讲明白一件事，除了分析能力，概括能力也同等重要。能把素材概括出最终结论，得到更高的思想，还怕做不出“深刻”文章吗？
今天，我们就来讲讲——如何用总结句概括你的思想。
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能概括出各组思想，意味着你完成了思考。
金字塔结构是层次结构，每一层的思想，都是对下面一个层次思想精华的抽象、提炼和概括。
如果你用的是演绎推理，你只需用这组思想的最后结论做主体来写总结句。如果你用的是归纳，你需要在上一层的思想中说明该组思想之间的关系所代表的意义。
在表达时，常犯的错误是“缺乏思想”。
比如：“该公司应当确立3个目标。” “公司存在2个问题。” “我们建议进行5项改革。”这样的句子，并没有概括下一层次思想的精华，只是做了简单的归类。因此，也被称为“缺乏思想的句子”。
总结句缺乏思想，读者会觉得文章无味，没兴趣往下读，自然你想表达的主题，也就到不了读者那里了。
那么，正确的方法是什么呢？—— 将总结句具体明确出来。作者在书中讲了一段从收音机里听到的对话，很能说明问题。摘录如下：
例子：“缺乏思想”的句子
显然，这是个脱口秀节目。但作者坦言她没听懂。原因是听众听到的是个“缺乏思想”的句子——“有3个理由”。结果，听完第一个理由，就假定成对方的主要思想了，后面两个要点根本听不进去。于是，就有了乙那样的回答。但如果甲改成这样的说法：
“约翰•韦恩说他是最适合写塞缪尔•约翰逊传记的人，因为他和约翰逊属于同一类人。”
提炼出总结句后，相信乙的回答就会更对路了。
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总结句缺乏思想的提炼，还会掩盖思考的不完整，让我们错失进行逻辑思考的好机会。
有了逻辑思考，才能推动思维的发展，让我们得到了一个概括性的思想。进而，对这一概括性的思想进行思路的延展。比如，用演绎法对其作进一步评论，或用归纳法找出与之类似的思想（归纳法）。
举个例子来说吧。
例子：提炼概括
上面这个例子，很清晰地可以看出，未提炼概括时，你可能只意识到2个问题，但提炼概括后，你反而发现了4个问题。之后，你就可以进一步开拓思路，得出更好的解决方案了。
笔下有乾坤
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那么，该如何进行正确的概括呢？
概括各组思想时，你的表达方式可以是行动性语句，即告诉读者做什么事，也可以是描述性语句，即告诉读者关于某些事的情况。
当你要概括行动性思想时，比如介绍采取的行动、行为、步骤、流程，你应说明采取行动后取得的“结果”。
当你要概括描述性思想时，比如介绍背景、信息，你应说明这些思想具有的共同点的含义。
接下来，分别解析一下行动性语句和描述性语句的运用。
第一个，行动性语句。
如果要采用行动性语句做为总结句，这里有3个步骤，能够帮助你理顺思路、轻松表达：
（1）在将各行动（步骤、流程等）联系起来之前，先用明确的语句描述各行动（步骤、流程等）。
（2）找出明显的因果关系组合，尽量将每一组中的行动、步骤控制在5个以下。
（3）直接从这些行动、步骤、流程，总结、概括行动的结果、目标。
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先看第一步，总结句要使用明确的词汇、语句。
我们来看这样的一个例子：
例子：措辞含糊的表达
在这个表中，左边的表达是措辞含糊的，经过修改后，右边的表达就更易懂而且具体了。这种结果明确化的方法，不仅能让读者一目了然，而且还会促使作者进一步深入思考。
那么，针对上表中的第二条，你可能会根据工作经验，得出这样的考虑：
例子：明确表达
这样的思路已经很清晰了，但也还是有问题，因为这些步骤还不能直接让公司收到账款。那如果上述两步骤被施行，会得到什么结果呢？也许是追收逾期账款的机制。
由此，你可能经过更深入的思考，会加上一个后续机制：“要求销售部门不再想长期未付款的客户发货。”这就是明确表达对指导思维的实际意义。
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第二步，区分行动步骤的层次，该怎么做呢？
继续上例子：一家咨询公司受聘为一家企业培训其员工的战略规划能力。这家咨询公司建议执行6项任务，这6项任务又要求公司制定5个目标，实现这5个目标以后，可以取得三大利益。简化后的报告如下表：
例子：简化后的步骤
经过你的修改和思考，你可以将这一报告进一步简化成：
例子：进一步简化后的报告要点
然后得到这样一个金字塔结构：
例子：从报告到金字塔结构
于是，你的思路理清了：根据行动的结果和目标，而不是行动的类别，你正确组织和理顺了行动。
例子：从金字塔到行动性描述
第三步，直接概括行动的结果。
在某一行动的所有步骤都理顺后，最后这一关，你需要注意的是：
（1）该组行动、步骤之间必须相互独立不重叠，完全穷尽无遗漏。
（2） 总结概括性的语句，必须说明完成各行动步骤后导致的直接结果，且措辞必须明确、具体。
（3）先用明确的语句表述各行动、步骤、流程等，然后区分不同的抽象层次，再直接从各行动、步骤、流程等总结、概括出结果。
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第二个，我们说说描述性语句的运用。
描述性语句的关键点，是找出各结论之间的共性。
如何做呢？也分三步：
首先第一步，找出将这些思想联系在一起的站构上的共性。
如果这些语句符合这样的要求，就说明这一组思想具有某种共性：（1）针对同一类主语。（2）针对同一类谓语（动作或对象）。（3）具有同一类隐含的思想。
其次第二步，寻找这些思想间更密切的联系。
比如，下面这个例子，是对一个信息系统提出的5点意见：
例子：对一个信息系统提出的5点意见
经过分析，你会发现，上面的意见可以分为两组：（1）认为有关信息不存在（2、3、5）。（2）认为有关信息存在，但不充分（1、4）。
于是，你得出的概括性思想就会是这样的：
例子：概括性思想
最后第三步，完成归纳提炼，概括出主题思想。
比如，下面这个例子：
例子：销售方案的改善
按照找共性的方式，你可以将其合并成3个句子：
例子：找共性，进行合并
最终，你就可以顺利完成提炼：
例子：提炼
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《诗》云：如切如磋，如琢如磨。
玉不琢，成不了器。做文章，也是一样。
你不能只是简单地把一堆观点罗列出来，就自以为读者能洞察你所想表达的含义。每一组思想，都隐含一个能够呈现本质的精华总结。
学会提炼思想，学会用精句点睛，你的文章就会得以升华。
天马行空？不，请用一句话讲明白。
天马行空？不，请用一句话讲明白
好了，今天就为你讲解到这里。倾一生之力，读经典好书，写有厚度的文字，过有深度的人生。我是杜豆豆，感谢您的订阅。下次我们继续解读《金字塔原理》，欢迎持续关注。
（未完待续）
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作者简介：杜豆豆，IT从业20余年，曾先后研修英语、计算机、美学和心理学专业。早年创过业，后就职多家全球知名IT外企，现工作于某研究院。书痴一枚，闲时码码字。兼任多家平台签约作者，简书会员合伙人及16W+粉丝创作者，万卷好书工作室、万卷好书读书会创立人。简书号：北京杜豆豆。头条号：杜豆豆万卷好书读书会。读书会座右铭：在浮躁的时代，安心读书写作，养育心灵。