风险管理能力的高低已成为衡量项目经理价值的一项重要指标!
几乎每位项目经理都能说出一套风险管控理论,项目执行过程中,也能实施一系列管理流程,但被风险磕到、绊倒的现象仍有发生。对于这种情况,我们可以试着换个角度想想。
一个项目成功交付需要天时、地利、人和,各种条件配合,可是如果你知道了项目中经常会遇到的那些风险坎,迈过它,项目交付就轻松多了。
我们统计了上百位项目经理在项目风险管理中出现的各类问题,大致可分成以下六道“坎”,希望能给项目经理们有效避险提供帮助。
一、忽视启动,意识不足
通常情况下,项目在启动阶段,各项工作按部就班地开展,此时,整体环境轻松、和谐,项目组警惕性较弱,风险管理经常流于形式,这期间常出现以下现象。
项目启动,各项汇报材料皆反馈正常,团队集中精力展开各项工作,项目经理不会花费过多时间带领团队进行深入的风险识别。
风险识别后,由于风险级别较低,解决时间充裕,重视程度不够,具体措施通常也没有经过量化评估。
二、相信专家,脱离团队
项目管理过程中,不能有效利用风险识别和管理工具,完全依赖专家识别、分析和应对风险,导致不管大会小会都要召集一群专家,造成专家资源浪费,也拖延了项目进度,专家叫苦连天,团队成员参与过程中意见被忽视,意见满满,这期间常会出现以下现象。
所有评审都需要专家组参与,否则项目执行疏漏较多。
评审不及时,项目进展常有滞后,由于专家资源紧张,无法及时响应,会议时间只能一拖再拖。
专家给出意见多为顶层设计,实施成本较高,无法及时进行落地执行。
项目团队成员在执行过程中,参与评审发言少,有了专家,他们就成了参与者,不主动思考,成长较慢。
三、一招到底,策略僵化
在项目实施过程中,项目团队进行了风险管理,制定了可行的应对策略,但很多应对策略是有时效性的,而且不是所有应对都能“包治百病”,项目经理在执行时,常常忽视滚动更新,持续执行着同样的策略,对于执行后产生的效果也未及时收集反馈,这期间常会出现以下现象。
风险识别后,制订了解决方案,责任人也进行了应对,但是对于风险无明显减轻,可策略依旧执行。
当项目团队内部出现矛盾、抱怨时,项目组没有进行分析,调整工作方式及流程,而是一味地强调问题和人员能力。
四、局部应对,信息不透明
项目经理都知道取得管理层的支持是项目成功的关键因素,但项目日常的信息都未及时同步至管理层,当项目风险来了,害怕与高层对接,更不把“坏消息”往上报。另外,在一些职能领域,风险都在小范围沟通解决,其他人接收不到信息,导致问题越拖越严重,这期间常出现以下现象。
组织高层经常通过回复邮件询问,才能获得项目信息,项目风险汇报时遗漏重要相关方。
职能团队各自为战,项目团队意见很大,如产品团队有需求遗漏,自己进行弥补,并找了对应研发团队修复,运营团队和测试团队都蒙在鼓里。
团队内部没有信息互通渠道,上下游经常等待,如服务系统已经解决了问题,但客户端还在傻等。
五、口头承诺,监控缺失
每个项目都会出现个别让项目经理抓狂的相关方,往往这里是项目问题的重灾区,当项目风险需要他们进行应对时,给出的解决方案时常无法按期兑现,而项目经理在这个过程中,没有持续监控及升级手段,导致问题发生,这期间常会出现如下问题。
登记册中的风险及解决方案每周都一样,设置的解决时间一次次失守。
风险始终停留在组内,没有外部相关方进行决策和升级应对。
组织高层以为风险可控,但最后都成了必须接受的问题。
六、表面解决,回溯缺失
随着项目问题的不断解决,项目取得了阶段性成果。当面对一些棘手风险时,项目组为了保证快速上线,通常会采取临时方案,由于项目的临时性,上线后,紧接着就是下一个项目,忽略了必要的反思和总结,这期间常会出现以下现象。
临时方案上线后,针对长效解决方案无责任人,无时间安排。
同一类错误,一个项目组过错解决后,组织内其他项目组仍继续犯错。
项目组缺乏回顾及总结,组织没有建立长效问题的解决机制和流程制度。
项目成功是每个项目团队成员所期望的,奈何通往终点的道路,漫长又布满荆棘,“老司机”们曾经一次次趟过这条路,知道这些危险,能够避开、化险为夷,正是他们的价值所在。
如果项目经理都能重视开局、相信团队、持续改进、信息透明、监控到位、善于复盘,那与你同行的人一定受益匪浅。风险管理能力的高低已成为衡量项目经理价值的一项重要指标!
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