一、确定会议主题
现在社会是一个高效率的社会，无论是机关、组织还是企事业单位，都必须减少会议，开有效会议。所以确定会议主题十分重要。会议主题一般由公司管理层确定，或者由具体办事部门或者人员提出。对于必须研讨的会议，我们就要围绕主题组织会议了。
二、确定会议具体内容
围绕会议主题，我们要研究会议内容，包括会议分几个议题，会议是汇报式、自由讨论式、发布式等等。
三、确定参会人员
围绕会议内容，我们要确定出席人员、列席人员、支持人和记录人。只有确定好参加人员，我们才能安排会议时间和流程。
四、确定会议时间
确定会议时间要首先征求主要领导意见，只有主要领导有时间，会议才能召开。其次是征求其他人员时间，如果符合会议规定人数，就可以确定时间了。
五、确定会议地点
我们要按照会议人数和时间，安排会议室，既要满足大小需求，又不能和其他活动冲突。
六、下发会议通知
将以上内容按照通知撰写格式，就可以写成一个会议通知了。当然会议通知还要加上一些要求和说明，例如关于请假或者关于着装等。
七、会前准备
按照时间，准备各项会议材料，包括安排人员撰写、印刷。确定参会人员的行程，是否能够按时到会。准备桌签，安排桌次，并形成会议指南。摆放茶水、纸笔等。会前这些准备必须到位。
八、召开会议
会议一般由主持人主持，按照秩序发言，讨论，记录员做好记录。注意提前准备好主持词，并摆放到位。
九、结束会议
会议结束后，要回收相关资料，恢复会议室，结算费用，并由相关人员形成会议纪要，安排工作跟踪。整个会议结束。